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Klarinbox

E-Mails als Anlagen aufbereiten, mit ihrem Verzeichnis

Aus durcheinander erhaltenen Nachrichten werden nummerierte Anlagen, in der richtigen Reihenfolge, jede als PDF, mit dem Verzeichnis, das sie aufzählt. Diese Anleitung beschreibt die Handarbeit; was vorzulegen ist und wie, liegt bei Ihnen oder Ihrem Anwalt.

Schritt für Schritt

  1. Die Originale sammeln

    Sammeln Sie die Dateien selbst (.msg, .eml, eine PST, einen WhatsApp-Export) statt Ausdrucke oder Bildschirmfotos: siehe Eine E-Mail als Datei speichern. Lassen Sie sie unangetastet.

  2. Ablegen

    Legen Sie sie auf Anlagen und ihr Verzeichnis erstellen ab. Eine Nachricht aus einem Postfach wandert aus der Liste des Postfachs in die Akte.

  3. Reihenfolge und Nummern prüfen

    Die Nachrichten werden nach Datum sortiert und ab der Nummer Ihrer Wahl nummeriert; Reihenfolge, Nummern und Beschreibungen lassen sich vor der Erstellung ändern.

  4. Erstellen

    Ein PDF je Anlage, „Anlage Nr. N“ oben auf jeder Seite, im Anhang der Erstellungsbericht: Quelldatei, Größe, SHA-256-Prüfsumme, Kopfzeilen, Anhänge. Das Verzeichnis kommt in Word, zum Anpassen, und in PDF.

  5. Schwärzen, was zu schwärzen ist

    Wenn Daten Dritter nicht übermittelt werden sollen, schwärzen Sie die PDF vor der Weitergabe: Die Schaltfläche „In Klarmask schwärzen“ öffnet das PDF in Klarmask, in einem neuen Tab, ohne es über ein Netz zu schicken.

Gut zu wissen

  • Das PDF setzt die Nachricht; es ersetzt nicht das Original. Bewahren Sie die Ursprungsdatei auf, die der Bericht über ihre Prüfsumme bezeichnet.
  • Die SHA-256-Prüfsumme zeigt, dass eine Datei Byte für Byte mit der beschriebenen übereinstimmt. Über das, was der Nachricht vor dem Speichern zugestoßen sein kann, sagt sie nichts.
  • Klarinbox sagt nicht, dass eine Nachricht echt ist, und auch nicht, was ein Gericht daraus schließen wird. Wenn die Echtheit eines Schriftwechsels streitig werden könnte, gibt es andere Wege, etwa eine amtliche Feststellung; Klarinbox tritt nicht an deren Stelle.
  • Die Form des Verzeichnisses und die Regeln für die Übermittlung von Anlagen hängen vom Verfahren ab: Das erzeugte Verzeichnis ist ein Ausgangspunkt, in Word anzupassen.
  • Sie selbst müssen sich vergewissern, dass Sie die Nachrichten vorlegen dürfen, besonders die Dritter oder die, die jemand als persönlich gekennzeichnet hat.

Danach, in Klarinbox

Anlagen und ihr Verzeichnis erstellen macht die ganze Handarbeit im Tab; WhatsApp-Chat als PDF erstellt einen Chat, mit seiner Anlagennummer, für den gewählten Zeitraum. Um danach PDF aus anderen Quellen zusammenzufügen oder zu nummerieren: Klarfile.

Häufige Fragen

Was taugt ein von Klarinbox erstelltes PDF vor Gericht?
Klarinbox setzt, was die Datei enthält, und sagt, aus welcher Datei es stammt. Was man daraus schließt, hängt nicht vom Werkzeug ab, das es gesetzt hat, und es steht dem Werkzeug nicht zu, das zu sagen.