Produire des e-mails comme pièces, avec leur bordereau
Des messages reçus en vrac deviennent des pièces numérotées, dans l'ordre, chacune en PDF, avec le bordereau qui les énumère. Ce guide décrit le travail matériel ; ce qu'il faut produire, et comment, relève de vous ou de votre avocat.
Pas à pas
Rassembler les originaux
Réunissez les fichiers eux-mêmes (.msg, .eml, un PST, un export WhatsApp) plutôt que des impressions ou des captures : voir Enregistrer un e-mail en fichier. Gardez-les intacts.
Déposer
Déposez-les sur Produire des pièces et leur bordereau. Un message d'une boîte se verse au dossier depuis la liste de la boîte.
Vérifier l'ordre et les numéros
Les messages sont classés par date et numérotés à partir du numéro de votre choix ; l'ordre, les numéros et les descriptions se modifient avant de produire.
Produire
Un PDF par pièce, « Pièce n° N » en tête de chaque page, avec en annexe le relevé de production : fichier source, taille, empreinte SHA-256, en-têtes, pièces jointes. Le bordereau sort en Word, pour l'ajuster, et en PDF.
Masquer ce qui doit l'être
Si des données de tiers n'ont pas à être communiquées, caviardez les PDF avant de les transmettre : le bouton « Caviarder dans Klarmask » ouvre le PDF dans Klarmask, dans un nouvel onglet, sans le faire passer par un réseau.
À savoir
- Le PDF met le message en page ; il ne remplace pas l'original. Gardez le fichier d'origine, que le relevé désigne par son empreinte.
- L'empreinte SHA-256 montre qu'un fichier est identique, octet pour octet, au fichier décrit. Elle ne dit rien de ce qui a pu arriver au message avant qu'il soit enregistré.
- Klarinbox ne dit pas qu'un message est authentique, ni ce qu'une juridiction en retiendra. Quand l'authenticité d'un échange risque d'être discutée, d'autres démarches existent, comme un constat de commissaire de justice ; Klarinbox n'en tient pas lieu.
- La forme du bordereau et les règles de communication des pièces dépendent de la procédure : le bordereau produit est un point de départ, à ajuster dans Word.
- Il vous appartient de vous assurer que vous pouvez produire les messages, notamment ceux de tiers ou ceux qu'une personne a identifiés comme personnels.
Ensuite, dans Klarinbox
Produire des pièces et leur bordereau fait tout le travail matériel dans l'onglet ; Discussion WhatsApp en PDF produit une discussion, avec son numéro de pièce, pour la période choisie. Pour assembler ou numéroter ensuite des PDF d'autres sources, Klarfile.
Questions fréquentes
- Un PDF produit par Klarinbox est-il une preuve ?
- Klarinbox met en page ce que contient le fichier et dit de quel fichier il vient. Ce qu'on en retiendra ne dépend pas de l'outil de mise en page, et il ne lui appartient pas de le dire.