E-mails als producties aanleveren, met hun productielijst
Berichten die door elkaar binnenkomen, worden genummerde producties, op volgorde, elk als PDF, met de lijst die ze opsomt. Deze handleiding beschrijft het praktische werk; wat u aanlevert, en hoe, is aan u of aan uw advocaat.
Stap voor stap
De originelen verzamelen
Leg de bestanden zelf klaar (.msg, .eml, een PST, een WhatsApp-export) in plaats van afdrukken of schermafbeeldingen: zie Een e-mail opslaan als bestand. Houd ze ongewijzigd.
Neerzetten
Zet ze neer op Producties en productielijst maken. Een bericht uit een mailbox voegt u vanuit de lijst van die mailbox aan het dossier toe.
De volgorde en de nummers nakijken
De berichten worden op datum gezet en genummerd vanaf het nummer dat u kiest; de volgorde, de nummers en de omschrijvingen past u aan voordat u produceert.
Produceren
Eén PDF per productie, met Productie nr. N boven aan elke pagina, en als bijlage het herkomstverslag: bronbestand, grootte, SHA-256-vingerafdruk, headers, bijlagen. De lijst komt eruit in Word, om hem bij te werken, en in PDF.
Zwartlakken wat weg moet
Hoeven gegevens van derden niet te worden verstrekt, lak de PDF's dan zwart voordat u ze doorgeeft: de knop Zwartlakken in Klarmask opent de PDF in Klarmask, in een nieuw tabblad, zonder dat hij over een netwerk gaat.
Goed om te weten
- De PDF zet het bericht op papier; hij vervangt het origineel niet. Bewaar het oorspronkelijke bestand, dat het herkomstverslag aan zijn vingerafdruk herkent.
- De SHA-256-vingerafdruk laat zien dat een bestand byte voor byte gelijk is aan het beschreven bestand. Hij zegt niets over wat er met het bericht kan zijn gebeurd voordat het werd opgeslagen.
- Klarinbox zegt niet dat een bericht echt is, en ook niet wat een rechter ervan zal vinden. Staat de echtheid van een uitwisseling ter discussie, dan bestaan er andere wegen, zoals een vaststelling door een deurwaarder; Klarinbox komt daarvoor niet in de plaats.
- De vorm van de productielijst en de regels voor het uitwisselen van stukken hangen af van de procedure: de gemaakte lijst is een vertrekpunt, dat u in Word bijwerkt.
- Het is aan u om na te gaan of u de berichten mag aanleveren, vooral die van derden of die iemand als persoonlijk heeft aangemerkt.
Daarna, in Klarinbox
Producties en productielijst maken doet al het praktische werk in het tabblad; WhatsApp-gesprek naar PDF levert een gesprek op, met zijn productienummer, voor de gekozen periode. Om daarna PDF's uit andere bronnen samen te voegen of te nummeren: Klarfile.
Veelgestelde vragen
- Is een PDF van Klarinbox een stuk waarop een rechter afgaat?
- Klarinbox zet op papier wat het bestand bevat en zegt uit welk bestand hij komt. Wat daaruit wordt afgeleid, hangt niet af van de tool die de opmaak doet, en het is niet aan die tool om dat te zeggen.