Personalabteilung
Ein Mitarbeiter ist gegangen, ein Streit beginnt, und die IT gibt sein Postfach als .pst heraus, mehrere Gigabyte. Der Schriftwechsel mit einem Kunden über einige Monate ist zu finden, ohne seine privaten Nachrichten zu lesen.
Was sich ändert
Das Postfach bleibt auf Ihrem Rechner
Die PST wird von Ihrem Browser gelesen, stückweise. Sie geht zu keinem Dienstleister, und für die Einsicht ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag zu unterschreiben.
Suchen, ohne alles zu lesen
Suche in Betreff, Absender und Text, Filter nach Zeitraum, Absender, Ordner und Anhängen. Bei einer erzeugten PST von 6 GB antwortet die Suche in 0,6 Sekunden.
Private Nachrichten ausgenommen
Als persönlich oder privat markierte Nachrichten und die aus Ordnern namens „Persönlich“ oder „Privat“ werden standardmäßig ausgenommen. Sie einzubeziehen ist eine bewusste Entscheidung, an die der Bildschirm erinnert.
Erstellen, was gebraucht wird
Die ausgewählten Nachrichten werden mit ihrem Bericht zu PDF oder wandern in eine Mappe nummerierter Anlagen mit ihrem Verzeichnis.
Der Rahmen
In Deutschland wie in Frankreich ist die Einsicht in das Postfach eines Mitarbeiters an Voraussetzungen geknüpft, und als privat gekennzeichnete Nachrichten genießen einen besonderen Schutz; Nachrichten ohne solche Kennzeichnung gelten im Grundsatz als dienstlich. Das ist der Grund für die Ausnahme voreingestellt: Klarinbox kann nicht verhindern, dass eine Nachricht gelesen wird, aber es muss es nicht erleichtern.
Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung. Unter welchen Bedingungen ein Arbeitgeber ein Postfach einsehen und Nachrichten vorlegen darf, hängt von den Umständen ab: Klären Sie das vorher mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrem Anwalt.
Die Werkzeuge
- Eine PST-Datei öffnen: Ordner, Suche, Filter, private Nachrichten standardmäßig ausgenommen. Eine .ost liest sich ebenso: so finden Sie sie.
- Eine E-Mail in ein PDF umwandeln: die Nachricht mit ihrem Bericht, der das Postfach, seine Prüfsumme und den Ursprungsordner nennt.
- Anlagen und ihr Verzeichnis erstellen: die ausgewählten Nachrichten, nummeriert, mit dem Verzeichnis.
Was es nicht tut
- Alle privaten Nachrichten sicher erkennen: Die Regel liest Markierungen, Ordner und Betreffzeilen, nicht den Sinn der Nachrichten; was durchrutscht, müssen Sie selbst aussondern.
- Eine passwortgeschützte PST öffnen oder gelöschte Nachrichten wiederfinden.
- Sagen, was vorgelegt werden kann: Die Entscheidung bleibt Ihre.