Personeelszaken
Een medewerker is vertrokken, er ontstaat een geschil, en de ICT-afdeling levert zijn mailbox als .pst, meerdere gigabytes. U moet de uitwisselingen met een klant over een paar maanden terugvinden, zonder zijn persoonlijke berichten te lezen.
Wat er verandert
De mailbox blijft op uw computer
De PST wordt door uw browser gelezen, in stukken. Hij gaat naar geen enkele dienstverlener, en er is geen verwerkersovereenkomst te tekenen om hem in te zien.
Zoeken zonder alles te lezen
Zoeken in de onderwerpen, de afzenders en de teksten, filters op periode, afzender, map en bijlagen. Op een gemaakte PST van 6 GB antwoordt het zoeken in 0,6 seconde.
Persoonlijke berichten buiten beeld
Berichten die als persoonlijk of privé zijn gemarkeerd, en die uit mappen met de naam Persoonlijk of Privé, blijven standaard buiten beeld. Ze meenemen is een uitdrukkelijke keuze, waar het scherm aan herinnert.
Aanleveren wat nodig is
De gekozen berichten gaan naar PDF met hun verslag, of naar een dossier met genummerde producties en zijn lijst.
Het kader
In Frankrijk vallen berichten die een medewerker als persoonlijk heeft aangemerkt, onder het briefgeheim, ook in een mailbox van de werkgever; berichten zonder die aanduiding gelden in beginsel als zakelijk. Dat is de reden voor de uitsluiting vooraf: Klarinbox kan niet verhinderen dat iemand een bericht leest, maar hij kan het wel niet makkelijker maken.
Deze herinnering is geen juridisch advies. Onder welke voorwaarden een werkgever een mailbox mag inzien en berichten mag aanleveren, hangt af van de omstandigheden: bespreek dat vooraf met uw jurist of uw advocaat.
De tools
- Een PST-bestand openen: mappen, zoeken, filters, persoonlijke berichten standaard buiten beeld. Een .ost leest net zo: hem vinden.
- Een e-mail naar PDF omzetten: het bericht met zijn verslag, dat de mailbox, zijn vingerafdruk en de map van herkomst noemt.
- Producties en productielijst maken: de gekozen berichten, genummerd, met de lijst.
Wat het niet doet
- Met zekerheid alle persoonlijke berichten aanwijzen: de regel leest de markeringen, de mappen en de onderwerpen, niet de betekenis van de berichten; wat zij doorlaat, moet u zelf terzijde leggen.
- Een PST met een wachtwoord openen, of verwijderde berichten terughalen.
- Zeggen wat mag worden aangeleverd: die beslissing blijft de uwe.