Ressources humaines
Un salarié est parti, un différend s'ouvre, et l'informatique remet sa boîte en .pst, plusieurs gigaoctets. Il faut retrouver les échanges avec un client sur quelques mois, sans lire ses messages personnels.
Ce qui change
La boîte reste sur votre poste
Le PST est lu par votre navigateur, par morceaux. Il ne part chez aucun prestataire, et il n'y a pas de contrat de sous-traitance à signer pour le consulter.
Chercher sans tout lire
Recherche dans les objets, les expéditeurs et les corps, filtres par période, expéditeur, dossier et pièces jointes. Sur un PST fabriqué de 6 Go, la recherche répond en 0,6 seconde.
Les messages personnels écartés
Les messages marqués personnels ou privés, et ceux des dossiers nommés « Personnel » ou « Privé », sont écartés par défaut. Les inclure est un choix explicite, que l'écran rappelle.
Produire ce qui est utile
Les messages retenus se mettent en PDF avec leur relevé, ou se versent à un dossier de pièces numérotées avec son bordereau.
Le cadre
En France, les messages qu'un salarié a identifiés comme personnels relèvent du secret des correspondances, même dans une messagerie fournie par l'employeur ; ceux qui ne sont pas identifiés comme tels sont en principe présumés professionnels. C'est la raison de l'exclusion par défaut : Klarinbox ne peut pas empêcher qu'on lise un message, il peut ne pas le faciliter.
Ce rappel n'est pas un conseil juridique. Les conditions dans lesquelles un employeur peut consulter une boîte et produire des messages dépendent des circonstances : avant de le faire, voyez-les avec votre juriste ou votre avocat.
Les outils
- Ouvrir un fichier PST : dossiers, recherche, filtres, messages personnels écartés par défaut. Un .ost se lit de même : le trouver.
- Convertir un e-mail en PDF : le message avec son relevé, qui nomme la boîte, son empreinte et le dossier d'origine.
- Produire des pièces et leur bordereau : les messages retenus, numérotés, avec le bordereau.
Ce que ça ne fait pas
- Repérer à coup sûr tous les messages personnels : la règle lit les marques, les dossiers et les objets, pas le sens des messages ; ce qu'elle laisse passer, c'est à vous de l'écarter.
- Ouvrir un PST protégé par mot de passe, ou retrouver des messages supprimés.
- Dire ce qui peut être produit : la décision reste la vôtre.