Recursos humanos
Un empleado se ha ido, se abre un desacuerdo, e informática entrega su buzón en .pst, de varios gigabytes. Hay que encontrar los intercambios con un cliente de unos meses, sin leer sus mensajes personales.
Lo que cambia
El buzón se queda en su equipo
El PST lo lee su navegador, por trozos. No va a ningún proveedor, y no hay contrato de encargo de tratamiento que firmar para consultarlo.
Buscar sin leerlo todo
Búsqueda en los asuntos, los remitentes y los cuerpos, filtros por periodo, remitente, carpeta y adjuntos. En un PST fabricado de 6 GB, la búsqueda responde en 0,6 segundos.
Los mensajes personales apartados
Los mensajes marcados como personales o privados, y los de las carpetas llamadas « Personal » o « Privado », quedan apartados por omisión. Incluirlos es una decisión explícita, que la pantalla recuerda.
Producir lo que sirve
Los mensajes retenidos se convierten en PDF con su informe, o se llevan a un expediente de documentos numerados con su índice.
El marco
Los mensajes que un empleado ha identificado como personales están amparados por el secreto de las comunicaciones, incluso en un correo facilitado por el empleador; los que no están identificados como tales se presumen en principio profesionales. Esa es la razón de la exclusión por omisión: Klarinbox no puede impedir que se lea un mensaje, pero puede no facilitarlo.
Este recordatorio no es asesoramiento jurídico. Las condiciones en las que un empleador puede consultar un buzón y aportar mensajes dependen de las circunstancias y del país: antes de hacerlo, véalas con su asesor jurídico o su abogado.
Las herramientas
- Abrir un archivo PST: carpetas, búsqueda, filtros, mensajes personales apartados por omisión. Un .ost se lee igual: encontrarlo.
- Convertir un correo en PDF: el mensaje con su informe, que nombra el buzón, su huella y la carpeta de origen.
- Aportar documentos y su índice: los mensajes retenidos, numerados, con el índice.
Lo que no hace
- Detectar con certeza todos los mensajes personales: la regla lee las marcas, las carpetas y los asuntos, no el sentido de los mensajes; lo que se le escape le toca a usted apartarlo.
- Abrir un PST protegido por contraseña, o recuperar mensajes borrados.
- Decir lo que puede aportarse: la decisión sigue siendo suya.